Conseil du partenaire

Les réunions: un fardeau ou un cadeau ?

Des trucs simples pour rendre vos réunions efficaces et rentables

 

Je suis à la tête d’une entreprise qui a connu une croissance très marquée ces trois dernières années. Avec l’acquisition et la fusion de deux autres entreprises, l’intégration de ses employés et l’embauche de nouveaux membres dans notre équipe, l’ajout de services et d’infrastructures, des meetings avec de nouveaux clients et des remises en question des processus, force est d’admettre que j’ai passé plus de temps en réunion, c’est deux dernières années, qu’à faire ce que je considérais être comme du vrai travail qui rapporte. Soit être devant mon ordinateur et faire de la job de bras…

 
Je vous dirais que de par ma nature, les réunions, pour moi, c’est souvent un fardeau… j’ai l’impression d’aller perdre mon temps. J’ai mieux à faire que d’être assis à jaser des problèmes, alors que je pourrais être à mon bureau en train de les régler.

 
Du fait de mon éducation axée sur la performance individuelle, et parce que j’ai fondé mon entreprise seul il y a 20 ans, je me suis moi-même conditionné à résoudre les problèmes et faire les choses par moi-même. Ça va plus vite comme ça. Les plus jeunes, eux, ont été éduqués dans un système où le travail d’équipe était encouragé. Ils ont donc été habitués, plus que moi, à se réunir pour créer.

 
Le 22 novembre dernier, j’ai assisté au Forum du Groupement des chefs d’entreprises, qui avait pour thème : se réunir autrement. Nous étions près de 200 PDG en réunion, pour discuter… des réunions.

 
Premier constat, je ne suis pas le seul chef à avoir l’impression d’y perdre son temps. À me tortiller sur ma chaise alors que le meeting semble s’étirer quand pour moi, le sujet est clos et que par un mot d’un participant, on repart dans une spirale qui n’en finit plus, alors que des dizaines de courriels attendent une réponse de ma part.

 
Oui, on aimerait bien faire des ordres du jour pour que les meetings soient mieux contrôlés, mais en fait, qui a vraiment le temps de les faire alors que nous sommes tous débordés ?

 
Aussi, comment se fait-il que si dans ma tête, je prévois 30 minutes pour une rencontre, il n’est pas rare que celui-ci se termine 1 heure plus tard ?

 
Je vous l’avoue, pour moi, les meetings, c’est souvent un fardeau.

 
Mais ma perception est en train de changer. Tout ça grâce à cette réunion sur les réunions avec d’autres PDG. Pour moi, ce fardeau pourrait devenir un cadeau en faisant de simples changements dans notre façon d’aborder les rencontres.

 
Premier conseil — Catégorisez les types de rencontres

Combien de fois il m’est arrivé de convoquer des employés en réunion pour leur expliquer une nouvelle procédure. Pour moi, simplement 10 minutes devaient être suffisantes. Mais une fois que j’ai expliqué le tout, des employés se questionnent et remettent en question le pourquoi de cette nouvelle façon de faire et l’impact sur eux.

 

Évidemment, ils ne font pas ça pour mal faire et c’est dans ma nature de laisser les gens s’exprimer. Mais pendant ce temps, 5, 6, voire 10 autres personnes sont là, à se mettre, eux aussi, à se poser des questions. Résultat : on sort de là avec des employés qui ont maintenant parfois plus de doutes que de certitudes, car le point que nous voulions régler vient d’accrocher au passage des ambiguïtés sur d’autres sujets qui n’étaient même pas au programme… Ouf !

 
Voici un petit truc que nous avons relevé. Pour chaque rencontre, dites simplement aux participants de quelle catégorie de meeting il s’agit :

 
Informatif
La personne qui convoque le meeting est simplement là pour présenter de l’information sur un sujet. Il n’y a pas de place pour les discussions, et si des questions surgissent, prière de les envoyer à l’organisateur après la rencontre pour une discussion ultérieure, si requise.

 
Consultatif
La personne qui convoque le meeting explique qu’elle a besoin de l’opinion des participants sur un sujet particulier. Il explique qu’elles sont ses attentes face aux participants et donne aussi un délai très précis pour que tout le monde puisse émettre son opinion.

 
L’animateur doit faire parler les gens à tour de rôle et donner le droit de parole aux personnes qui parlent habituellement le moins en début de rencontre, pour éviter que les verbomoteurs prennent le plancher pendant tout le temps alloué.

 
Décisionnel
Finalement, certaines rencontres sont convoquées dans le but de prendre une décision. Si tel est le cas, assurez-vous que tous les participants auront accès, avant ou pendant, à l’information requise pour qu’ils puissent prendre une décision éclairée. Sinon, il est possible que la réunion ne serve, au final, à rien et qu’aucun consensus ne soit établi… on a alors l’impression de perdre notre temps.

 
Deuxième conseil – Stick to the facts! Les faits, seulement les faits

Il est drôle de voir ce qui fait généralement déraper les meetings. En fait, c’est lorsque nous tombons dans la perception et les émotions. Plus particulièrement dans les réunions individuelles où une problématique qui se veut technique devient, si on ne fait pas attention, une séance de psychothérapie.

 
Combien de fois j’ai dû m’asseoir avec un ou une graphiste, un programmeur ou un gestionnaire de projet concernant un enjeu tout simple avec un client. Par exemple : il n’aime pas le bleu dans le logo, il ne m’a pas envoyé son fichier CSV correctement, ou encore, elle n’a pas répondu à mon courriel depuis hier. Pris dans les émotions, la perception tourne au négatif et l’employé en vient à penser que le client n’a pas de goût, qu’il est incompétent, ou encore qu’il le boude…

 
Ne tombons plus dans le piège de la perception ou de l’interprétation. Ça nous fait perdre un temps fou qui ne crée aucune valeur. Étant moi-même un entrepreneur qui prend les choses à cœur et qui cherche parfois à comprendre au-delà des faits, je dois vous avouer que j’ai parfois contribué à étirer des meetings. Mea culpa.

 
Cette façon de faire ne signifie toutefois pas qu’il n’y a plus de place aux émotions dans une entreprise. C’est juste que les endroits et les moments où l’on peut en discuter doivent être distincts des meetings d’opérations, qui eux, doivent constituer la majorité de vos rencontres. Ainsi, en faisant la distinction entre les différents types de réunion et leur fonction, on avancera dans le bon sens.

 
Troisième conseil — permettez aux participants de quitter la rencontre

Pour les rencontres qui nécessitent plusieurs personnes et dans lesquelles plusieurs points doivent être traités, n’hésitez pas à passer du général au particulier. Commencez par les thèmes qui touchent tout le monde et au fur à mesure que les sujets sont traités, n’hésitez pas à demander aux personnes dont la présence n’est plus requise de retourner à leurs occupations.

 

Une réunion mal organisée peut coûter des centaines, voire des milliers de dollars à une entreprise. En salaire, mais surtout en manque à gagner, car généralement les rencontres internes peuvent devenir du temps non productif qui ne pourra jamais être facturé aux clients.

 
Quatrième conseil — donnez-vous une note !

À la fin de chaque rencontre, au Groupement des chefs d’entreprise, on note notre rencontre et on donne une courte impression de comment celle-ci s’est déroulée. L’objectif ici est de connaître la perception de chaque personne par rapport à la rencontre et voir comment l’améliorer la prochaine fois.

 
Au cours des 3 dernières années, dans mon Club au Groupement, nous sommes passés d’une note moyenne d’environ 7,5 sur 10 à 8,5, voire 9, sur la satisfaction des participants aux rencontres. Simplement car nous nous donnons la peine de dire ce que nous avons apprécié ou moins apprécié. En fait, c’est sans doute pour cette raison que c’est actuellement l’un des seuls meetings auquel j’ai hâte de retrouver mes confrères, car je sais que je ne vais pas y perdre mon temps. Mon défi est donc de transmettre la même dynamique dans nos réunions d’entreprise.

 
En résumé
Les réunions mal encadrées sont la principale perte de productivité et de rentabilité des entreprises, et malheureusement, on se donne trop rarement le temps de revoir comment on les tient et comment on les optimise. Curieusement, dans un monde toujours de plus en plus collaboratif, on ne coache pas assez nos employés à faire de bonnes réunions.

 
Les réunions sont une chance que vous vous donner de créer de la valeur dans votre organisation. Elles ne devraient pas être une dépense ou un mal nécessaire. Pour moi, cette grande réunion du Groupement des chefs d’entreprise en est la preuve. Ça m’a ouvert les yeux par des faits, des trucs et des conseils que nous avons partagés ensemble et qui font que tout le monde sort grandi de ce meeting, sans avoir l’impression d’avoir perdu son temps.

 
Faites-vous un cadeau… repensez vos réunions.

Steve Trinque, b.d.i., président et chef de la direction – MXO | agence totale